Gestión del tiempo. Herramientas y métodos para un eficaz aprovechamiento

¿Eres de los que piensa que necesitas días de 48 horas, porque no te bastan las 24 que tiene? Si es así, marcamos dos puntos importantes que debes tener en cuenta. El primero, que a menos que ocurra un fenómeno cósmico que afecte a nuestro planeta y provoque cambios en el movimiento de rotación sobre su eje, un día seguirá teniendo 24 horas. El segundo, que alto probable necesites gestionar mejor tu tiempo para que puedas lograr todos tus objetivos.

El tiempo es un recurso valiosísimo, similar a otros tipos de recursos, o incluso más. Precisamente por ello, es que todos _en alguna medida_ nos hemos preguntado cómo gestionar nuestro tiempo para aprovecharlo al máximo. Entiéndase que nuestra relación (la de los seres humanos) con él es sumamente compleja. Una persona puede no aprovechar todo el potencial del instante actual, bien porque no tenga claridad de sus propósitos, se distraiga con facilidad o tenga dificultades para definir y determinar prioridades, entre muchas otras causas. Tanto si centramos nuestra atención en eventos y situaciones ocurridas en el pasado, como si el ansia y la prisa de la anticipación nos lleva a focalizar aquello que haremos cuando concluyamos lo que estamos haciendo en el momento, “ahora mismo”, estamos desaprovechando o mal aprovechando nuestro tiempo.

Es de vital importancia saber organizar nuestras horas para atender todos los asuntos que son significativos para nosotros como el estudio o el trabajo, los proyectos personales, la familia, la salud y el bienestar físico y psicológico, etc.

Aunque en esta oportunidad, nos enfocamos en la gestión del tiempo y la productividad en relación al estudio y las actividades laborales, tenga en cuenta que las propuestas que se ofrecen pueden ser extrapoladas a otros espacios y ámbitos de actuación del ser humano.

Planificar el estudio y/o trabajo, aplicar técnicas adecuadas de gestión y manejo del tiempo que dedicamos a estas actividades, estar motivado y tener confianza, es esencial para ser más productivos. Si así lo hacemos, de seguro no harán falta días de 48 o más horas. De ahí que nos planteamos brindarte algunas herramientas que te permitirán mantener la focalización en tus proyectos, una actitud positiva hacia estos y por consiguiente, un equilibrio que te permita gozar de una adecuada salud y bienestar físico y psicológico, que en resumen, posibilitarán que alcances tus metas.

Primeramente, debes poseer un adecuado conocimiento de ti mismo, conocer ¿en qué momento del día eres más productivo?, ¿qué tiempo necesitas para desarrollar una tarea x?, de esta manera organizar tu horario será más fácil y ello traerá consigo que obtengas los resultados esperados.

Definir tus propósitos definitivamente es otro paso importante. El qué se quiere lograr. Por ejemplo: preparar un examen, hacer un trabajo de prácticas (en relación al estudio), o desarrollar un proyecto, elaborar un informe, planificar una clase (en relación al trabajo). Todas estas actividades tienen una característica común, que son tareas temporales, o lo que es lo mismo, que requieren cumplimentarse dentro de un período de tiempo determinado; por lo que la planificación y organización del tiempo que se dedique a las mismas, será crucial para completarlas. En este punto, preguntas como ¿en qué empleamos nuestro tiempo actualmente? y ¿a qué queremos o necesitamos darle más tiempo en este momento? son decisivas.

Establecer un orden de prioridades de acuerdo a la importancia objetiva de la tarea, el grado de dificultad subjetiva que supone la misma, la extensión de los contenidos u objetivos a desarrollar, los tiempos de entrega y/o evaluación, la valoración de los recursos (personales, cognoscitivos, volitivos, motivacionales) para desarrollarla, es crucial.

Para ello _aunque no es lineal, ni rígido_, se recomienda realizar una lista, cronograma o agenda donde se registre la cantidad de tareas a realizar, el tiempo del que disponemos para su consecución (fecha de cumplimiento), las horas o tiempo que dedicaremos a ellas, otros recursos necesarios (opcional), ordenadas según su complejidad y prioridad. Lo ideal es que se ubique en espacios o en áreas visibles, para que podamos evaluarnos nosotros mismos en relación a su nivel de completamiento. También puede adoptarse la variante de situarlos en los dispositivos inteligentes de los que dispongamos, estableciendo alertas y notificaciones que vayan marcando nuestro avance y las tareas que nos faltan por cumplimentar. Particularmente, conozco personas que les funciona y les va muy bien con estos métodos, porque entre sus características son olvidadizas y con atención distráctil. Pero cada quien es quien mejor se conoce, entonces la elección corresponde a cada cual en lo personal.

Además de las herramientas de gestión del tiempo ya mencionadas, existen asimismo técnicas para optimizar nuestra gestión del mismo, métodos que pueden emplearse para un mayor y mejor aprovechamiento de las horas productivas, como:

• Agrupar tareas similares: lo que nos permitirá realizar un cúmulo de tareas en un mismo periodo o fragmento de tiempo y, de esta manera, evitar las rupturas propias que se producen en el ritmo de estudio y/o trabajo cuando pasamos de una actividad a otra totalmente diferente.
• Evitar interrupciones: puedes informarles a tus compañeros, amigos y familiares que necesitas de la máxima concentración posible porque te encuentras estudiando una materia difícil o estás elaborando una idea para un proyecto del trabajo, de manera que comprendan que necesitas ese espacio y tiempo.
• Evitar distracciones: principalmente, las redes sociales digitales representan una importante fuente de distracción,por lo que es aconsejable (siempre que se pueda) silenciar el teléfono móvil durante los horarios de estudio y trabajo que requieran de toda nuestra atención, debido a la complejidad de la tarea que estemos desarrollando, evitando así interrupciones que conlleven a la pérdida de la concentración. Tener disposición para mejorar la gestión de nuestro tiempo también es parte de la fórmula.
• No pospongas: aquella actividad que puedes hacer hoy para otro momento, para otro día. Es importante tener en cuenta que los pendientes se van acumulando y ocuparte de esatarea en esa jornada, como lo tenías planificado, te ayudará al logro de tus objetivos, evitando los temidos momentos de agobio y estrés finales.
• Desconecta del estudio y/o trabajo: para no perder la concentración durante las jornadas y horas dedicadas a estas tareas. Prolongar las mismas durante toda la semana puede afectar de manera negativa a la productividad, porque el descanso es una necesidad básica y la falta de sueño afecta a nuestro cerebro. Necesitas dormir, descansar y relajarte el tiempo necesario para reponer energías. También se deben planificar estos tiempos y respetarlos. Ello te permitirá volver a la actividad con una mayor motivación, lo que, por consiguiente, contribuirá a que alcances tus metas.

Ya conoces algunas técnicas y herramientas para aprender a gestionar mejor tu tiempo, que espero te sean de utilidad. Esto, por una parte, y por otra, recuerda que el logro de tus objetivos en el contexto que nos ocupa (estudiantil y laboral), depende en gran medida de la real motivación con que asumas tus tareas y responsabilidades.

Por: Leticia Pastorrecio González, Psicóloga de la Dirección de Comunicación Institucional (UC)